Выбор подрядчика по внедрению решений видеоконференцсвязи: 8 простых шагов.

На что мы рекомендуем обратить внимание перед окончательным выбором поставщика решения  ВКС?

Во-первых, нужно понимать, что каждый отдел будет использовать видеоконференцсвязь для разных целей и по-разному. 

Для службы HR это могут быть удаленные интервью с кандидатами или проведение внутренних тренингов для сотрудников из разных офисов. 

Для продавцов - удаленные встречи с текущими и потенциальными клиентами, а для маркетинга - встречи с подрядчиками или внутренние удаленные совещания с инженерами. 

Мы уже не говорим про совещания руководителей, доклады, планерки, работу сотрудников вне офиса. 

Для успешной реализации проекта внедрения ВКС, основываясь на опыте наших заказчиков и нашем собственном, предлагаем следовать простому алгоритму:

ШАГ 1: Определить функции решения и условия эксплуатации

Прежде чем приступать к поиску поставщика и выбирать решение, самое главное необходимо определиться с задачами и условиями эксплуатации будущего решения. 

Ответьте себе на вопросы:

  • Как и откуда сотрудники будут  присоединятся к встречам с использованием ВКС?
  • Что должны делать удаленные участники во время встречи? (демонстрировать документ, слышать собеседника и говорить, только слышать собеседника и т.д.). 
  • Что должен делать организатор собрания?
  • С использованием какого устройства  участники будут присоединяться ко встрече? 
  • Сколько  удаленных сотрудников в компании и какие устройства они будут использовать для доступа к видеосервису? 
  • Какие ограничения могут  создать эти устройства?
  • Где именно будет стоять оборудование (если предусмотрено)?
  • Какова акустика в помещении?  Какого размера помещение? Есть ли фоновый шум за пределами помещений?

ШАГ 2: Составить требования к будущей системе  ВКС с учетом задач 

Вооружившись пониманием, какие задачи нужно решить системе видеоконференцсвязи, нужно составить требования к ВКС и ранжировать их. Проведите опрос потенциальных пользователей: что важно именно для них? 

При опросе, например, наших клиентов, чаще всего, на первом месте стоит простота использования ВКС, сразу за ней - качество аудио, качество видео, стоимость, и на последнем месте - функционал и "фишки". 

ШАГ 3: Составить четкий план действий по поиску поставщика и определить список участников 

В первую очередь, определите временные границы: 

  • До какого числа какого месяца Вам необходимо определиться с выбором. 

Определитесь, потребуется ли тестирование системы (в случае с облачными решениями - рекомендуем заказать тест обязательно!). 

Как долго вы планируете тестировать различные решения?

  • Определите критерии оценки тестируемого решения (Вам поможет список требований из шага 2)

Определите круг лиц, который будет помогать Вам в выборе решения. В идеале это должны быть представители разных подразделений компании. 

ШАГ 4. Отправить запросы в компании

На что стоит обратить внимание при первом контакте с менеджером поставщика?

Самое главное - даже если вы отправили запрос на конкретную модель конкретного оборудования, грамотный специалист сначала спросит у Вас, а какие задачи ставятся перед будущей системой ВКС? Что именно требуется решить? Например, в нашей практике был случай, когда компания прислала список конкретного оборудования, решив, что это именно то, что нужно. А в результате, после четкого анализа задач,  компанией был приобретен только один терминал, а для остальных пользователей были поставлены облачные решения для персональных компьютеров, что, помимо прочего, существенно снизило конечную стоимость проекта. 

Итак, запросы отправлены, сделаны необходимые уточнения, коммерческие предложения (КП) получены.

ШАГ 5. Оценить коммерческое предложение

На этом этапе рекомендуем не торопиться и вдумчиво проанализировать каждое предложение. 

Самое важное: пока Вы не поняли,  как именно предлагается решить Вашу задачу -  любая цена может показаться слишком высокой. Не спешите пролистать КП до цены, изучите подробно предложение. 

Задайте уточняющие вопросы.

ШАГ 6: Составить приоритетный список  потенциальных поставщиков

Выбирая поставщика, изучая коммерческие предложения, постоянно сверяйтесь со списком требований к решению, который Вы подготовили ранее. 

На что рекомендуем обратить внимание на этой стадии?

  • Опыт реализации различных решений ВКС. 

Обратите внимание на список реализованных проектов, запросите отзывы заказчиков. 

Уточните, каков индекс удовлетворенности заказчиков (NPS) и подсчитывается ли он? Как часто? 

  • Возможности

Здесь имеется в виду наличие демо-оборудования различных производителей, возможность продемонстрировать то или иное решение в действии, или, в случае необходимости, предоставить его на тестирование. Видеоконференцсвязь - недешевое решение, имеет смысл "пощупать" его до покупки. 

Кроме того, следует обратить внимание на квалификацию штатных специалистов: имеются ли сертификаты, подтверждающие квалификацию в области ВКС?

  • Работа после внедрения

Спросите, предусмотрен ли SLA?

Предусмотрена ли техподдержка? Уточните, какие каналы связи со специалистами предусмотрены, часы поддержки и время отклика. Если представительства Вашей компании расположены в разных странах, и Вы предполагаете использовать ВКС при общении с сотрудниками из этих стран, то стоит уточнить, предусмотрена ли техподдержка на английском и других языках. 

Теперь приоритетный список потенциальных подрядчиков составлен.

Что дальше?

ШАГ 7. Окончательный выбор подрядчика.

Еще раз сверьтесь со списком требований. Возможно, к этому моменту он немного изменился: что-то было добавлено, что-то показалось не столь важным. 

Запросите договор. Проверьте, чтобы все критичные условия, опираясь на которые был сделан выбор, были прописаны.

И вот только на этой стадии рекомендуем подключить интуицию и критерий "по ощущениям" :). Любая компания - это, прежде всего, люди, и важно, чтобы с подрядчиком было комфортно и удобно работать.  

Шаг 8. Enjoy!